مساهمة الفريق في رقابة العملية

يمكن تعريف العملية بأنها مجموعة من الإجراءات يمكن أن تقضي إلى نتائج معينه. وتكون النتائج الناجحة في العادة ناتجاً لعملية تحت الضبط. وسوف يوفر الدخول في العملية بفريق عمل من المهندسين المتحمسين معلومات قيمة للرقابة الدقيقة للعملية. وسوف تجمع المعلومات الفنية من مستوى الأعضاء كأفراد لتحمل على العملية ثم تنفصل أجزاء العملية في تلك المجالات مترافقة مع معلومات أعضاء الفريق. ويتوفر من خلال المساهمات خبرات يتعلمها الموظفون المحتارون لفريق المهمة. وتحصل المؤسسة على فوائد من خلال المساهمات
الجوهرية للموظفين الذين لم تكن تستمع لهم.

الفوائد التنظيمية
يوفر فريق العملية اكسب –اكسب. ويتحقق للمؤسسة فوائد من فريق العمل لا تتحقق لها من عمل أعضاءه كأفراد. ويستفيد الموظف من كونه في موقع يؤثر مباشرة في تشكيل البيئة المحيطة به. إن تلك الأشياء التي تقبل عادةً كخلفية لرقابة المهندسين العاملين سوف تجمع في كل منهم (بمعنى: مجال العمل والاتصالات الإدارية في ساعات العمل).


فلسفة التدريب
ليست النظرة الكلية هي التلميح بانه من السهل تنفيذ فريق العملية. يحتاج كل الموظفين داخل المؤسسة إلى تلقي تدريب حقيقي. ويجب أن يشمل التدريب فقط الموظفين الذين نشعر بأنهم سوف يكلفون بالعمل مع الفريق ونترك الموظفين الذين سوف يبعدون عن أداء الأعمال الهامة بالمؤسسة. وبعد ذلك فإن الاتجاه للتدقيق في الجزء الخاص بالإدارة العليا فيما يتعلق باختيار الأفراد للتدريب سوف يترك خلفه خبره قيمة. وسوف تصبح أهم أدوات عضو الفريق في عمله هي تبادل الأساليب الشخصية وأساليب حل المشاكل وحتى ضمان الجودة.

ويكون التدريب الرسمي مهندس الأدوات اللازمة لتحسين وسائل اتصالاته. وبعد ذلك فإن التدريب يمكن من إظهار القدرات القيادية داخل غرفة الدرس ويوفر مناخاً لتحسين التحرك الشخصي.
إتمام فريق العملية الهندسية
يكوّن فريق العملية الهندسية لتكون له حياته الخاصة. ويكون الفريق لأداء مهمة محدده، ويتكون فريق حل المشكلة من المهندسين الأعضاء كما يضم مهندس منهم كقائد للفريق. ويساعد الفريق في اجتماعاته شخص آخر (ليس بالضرورة مهندس) يقوم بتسهيل عمل المجموعة ويشجعها في اتجاه الإنجاز.


الأعضاء
يمكن اختيار الأفراد للاشتراك في فريق عمل معين من أي مجال مرتبط بالمشكلة التي ستولاها الفريق. وفي العادة فغن تلك المشاكل المرتبطة مباشرة بتنظيم معين يتولاها أعضاء من هذا التنظيم. ويتولى المشاكل داخل إدارة معينة في تنظيم كبير (أو شركة) فريق مكون من أقسام متعددة داخل هذه الإدارة. ويتولى المشاكل التي تؤثر على الموارد البشرية فريق مشكل من البيئة الكلية للشركة ويضم أعضاء كثيرين تحت قيادة واحدة. ويحتاج الفريق الكبير إلى منسق ذو خبرة غير عادية. ويكونون المهندسون المختارون كفريق لعملية هندسية هم القوة الموجهة للفريق. ويكون كل عضو بالفريق جزء متكامل في كل قرار وكل حل. ويجب أن ينال أعضاء الفريق تدريباً رسمياً على أحدث الأساليب الإدارية قبل انضمامهم لفريق وأن يكونوا في المستوى الذي يمكنهم من تطبيق تلك الأساليب التي تعلموها(12). ويختار الأعضاء هدف فريقهم ثم يعرضوا ويسجلوا أهدافهم ويعدوا تقديراً لتاريخ. إنجاز كل واجب أو هدف. وتأتي الحلول من الأعضاء فقط، كما يجب تشجيع الفريق على العمل بحرية ويسر وأن تكون حلولهم كثر ابتكاراً.

وسوف يتضح أن نجاح فريق العملية الهندسية يتناسب طردياً مع كمية التدريب الرسمي التي يتلقاها الأعضاء كأفراد. وعلى كل حال، فإنه من خلال عمل الفريق فإن الأعضاء سوف يتعلمون مهارات جديدة من بعضهم البعض وسوف يتعلمون كيف يعملون معاً وسوف تزيد مهارتهم على تبادل العلاقات. وسوف يكون لدي الأعضاء الفرصة لكي يمارسوا التحدث إلى جمع من الناس وذلك من خلال العروض التي يقدمونها، وسيكونان محترفين في إدارة الاجتماعات، وبصفة عامة سيتعلمون مهارات يتكاملون بها في المعمل عند عودتهم إليهم.


قائد الفريق
يقوم أولئك المختارون كأعضاء بفرق العمليات الهندسية بانتخاب قادة لتلك الفرق وذلك في أول أو ثاني اجتماع لهم. ويكونون عادةً من مجالات الخبرة التي يعمل فيها الفريق. وترتبط مهارات قائد وأعضاء الفريق باحتياجات فريق العملية وسوف تكون هي القوة المحركة خلف الفريق. ويكون قائد الفريق في بعض الحالات عضو بارز بالفريق أو شخصياً مقبولاً من أعضاءه. وقد ينجذب أعضاء الفريق ناحية خصائص قيادية معينة يبديها عضو بالفريق ويصبح بعدها هذا العضو قائداً طبيعياً للفريق بدون إجراء أي انتخاب. وعلى كل حال فغن هذه الحالة ليست هي الحالة المعتادة. وليست الخبرة الفنية من متطلبات قائد الفريق عند الانتخاب
ولكن الشعبية هي الأهم عادة في الاختيار. يجب أن تتوفر الشجاعة في الشخص المنتخب قائداً للفريق، وأن يكون سلوكه إيجابياً، وأن يكون قد أكمل تدريبه على أداء كل فروع العملية الموكلة إلى الفريق. ويجب أن يكون قائد الفريق قادراً على العمل لصيق مع منسق الفريق.


منسق الفريق
يمكن أن يعمل في وظيفة منسق فريق العملية موظفاً طول الوقت كما يمكن أن توكل الوظيفة كعمل إضافي لموظف مدرب بشكل مناسب إلى جانب عمله الأصلي . وليس مستغرباً بالنسبة لهذه الوظيفة أن يكون نفس الشخص منسقاً لأكثر من فريق واحد. ويجب أن يحضر منق الفريق جميع اجتماعات هذا الفريق وأن يكون متاحاً ليحدث معه أعضاء الفريق يومياً خلال ساعات العمل. ويجب أن يكون المنسق خبيراً بسياسة الشركة وأن تمكنه معلوماته (أو معلوماتها) عن الطريقة التي تؤدي بها الشركة عملها من أن يصفها في أي اجتماع. للفريق وأن يتأكد ويثق في أن كل عضو بالفريق يسير في الاتجاه الصحيح. وعلى كل حال فهناك قطاع هام في عمل المنسق لا يمكن تقييمه. ويجب على المنسق أن يكون قادراً على الحفاظ على الوقار في الاجتماعات عندما ينفعل الأعضاء ويبدءون في الصراخ. وعندما يبدو شيء ما في جو الاجتماع يجعله غير مجدي فإنه يتعين على المنسق أن يقوم بإزالة هذا الشيء.

ولما كان رئيس لجنة التوجيه هو الذي يضع القواعد التي تسير عليها في عملها، فإن المنسق يجب أن يتعرف على جميع الحقائق المتعلقة بعمل اللجنة كما حددها الرئيس. ويجب أن يكون سلوك المنسق إيجابياً كما هو الحال بالنسبة لقائد الفريق. كما يجب أن يتصرف كمدرب وكحكم وأن يساعد كل عضو بالفريق على حدة وأن يساعدهم كمجموعة فيما يبذلون من جهد. ويكون هذا الشخص الهام مسئولاً عن
المحافظة على أن يكون عمل الفريق دائماً في اتجاه تحقيق هدف الفريق وأغراضه، وكذلك يجب عليه أن يحافظ على هذه الخلفية في كل اجتماع.


لجنة التوجيه
يقع على عاتق رئيس الإدارة في الشركة التي تقرر تطبيق فلسفة الفريق، واجب بعيد المنال. وبالرغم من أن كمية الأموال التي تخصص للجنة يعتد بها فإن كمية الجهد البشري الذي يتعين تخصيصه لتدريب الفريق وتشغيله يكون جسمياً. ويقبل رئيس الإدارة دور موجه اللجنة خلال عملها ويكون مسئولاً عن تطوير السياسة التي سوف يتبعها الفريق. وتقرر لجنة التوجيه حجم وبرنامج فريق العملية، وتحافظ على جدول الاجتماعات الشهرية مع مدير البرنامج، وكذلك توفير الحماية التي تحتاجها مختلف فرق العمل.


شفرة القيادة
بالرغم من كزن لجنة التوجيه مسئولة عن القواعد التي يتم على أساسها تكوين فريق العمل والمحافظة عليها، فإن أعضاء الفريق بإضافة إلى قوادها ومنسقها يضعون قواعد التسيير التي سوف يتبعها المهندسون الأعضاء. ويجب توافر التفهم والاحترام في تطويره شفرة Code القيادة. وفيما يلي المجالات التي يجب أن يأخذها الفريق في الاعتبار كجزء من هذه الشفرة:  
1- احضر جميع اجتماعات الفريق.
2- تجنب أن تكون منتقداً لكل شيء.
3- ساهم بفاعلية في المناقشات المفتوحة.
4- فكر خارج الاجتماعات في التحليل الدقيق للمشكلة.
5- كن عضواً مسئولاً.
6- احترم جميع الآراء.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة G+