دراسة الافكار لحل المشكلات

 إدارة الجلسة
عندما تتولد الأفكار أو الطرق فإن قائد الفريق يكتب موافقة كل عضو على المشكلة ويعطي رقماً للفكرة. ولا يسمح بإدخال أيه تعديلات على ما يتم كتابته وبخصوص هذه النقطة، فإن قائد الفريق يكتب ما يسمعه فقط ثم ينتقل إلى الفكرة التالية. ولا يسمح بأية انتقادات خلال الاجتماع، وتسمع كل فكرة حتى نهايتها. وتسجل كل فكرة لتؤخذ في الاعتبار ويبقى الاجتماع نشيطاً بقدر ما يتولد فيه من أفكار. وباستمرار الاجتماع فإن الأفكار سوف تأتي بطيئة أكثر بأكثر. وعندما يتوقف توالد الأفكار ينتهي الاجتماع وتبدأ دراسة الأفكار التي طرحت. 

 
ما بعد الجلسة

ليس ضرورياً أن تدرس الأفكار خلال نفس الاجتماع الذي طرحت فيه. ويكون من الأفضل عادةً أن تترك دراسة الأفكار إلى الجلسة التالية حتى تتاح للأعضاء فرصة كبيرة عن المجموعة. وعلى القائد الفريق أن يتأكد من محضر كل اجتماع قد وزع على أعضاء الفريق بمجرد انتهاءه، ويجب أن يتضمن محضر كل جلسة للمناقشة المفتوحة وصفاً مكتوباً للعملية تناولتها تلك المناقشة المفتوحة وكذلك الأفكار التي طرحت لاختيار المشكلة التي سيعمل الفريق على حلها. ويجب أن يشتمل خطاب التوجيه الرفق بالمحضر على طلب من كل عضو بأن يحدد الأفكار الخمسة الأكثر قابلية للتطبيق، وأن يرتبهم حسب الأفضلية من واحد إلى خمسة، وأن يحضر قائمة بهم في المناقشة المقبلة.

ولا يمكن المبالغة في أهمية المناقشة المفتوحة. ولكن المناقشة المفتوحة مفيدة، وعندما تؤكد البيانات المجموعة وجود مشكلة فعلية فإنه يمكن حل هذه المشكلة عن طريق الفريق الهندسي بمناقشة مفتوحة كافية. وعندما تفشل المناقشة المفتوحة في تغطية المشكلة المحددة فإنه يجب جمع بيانات إضافية عن المشكلة ثم تكرر المناقشة المفتوحة. وهناك أثر جانبي الاجتماع المبذول وهو أن الأشخاص المشاركين في الحل يصبحون متقاربين ومشاركين في موضوع مشترك وبالتالي لديهم إحساس بملكية الحل الخاص بالمشكلة
الجلسة الثانية للمناقشة المفتوحة
يحضر قائد الفريق الاجتماع الثاني ومعه قائمة بالأفكار التي طرحت في الاجتماع الأخير. ويكتب على السبورة الاختبارات الخمسة التي اختارها الأعضاء مرتبة حسب الأهمية. ويعتبر هذا الأسلوب في التصويت أحياناً تصويتاً متعدداً Multi-voting. وتعطي نقاط لكل فكرة على أساس التصويت عليها، وتنال الفكرة التي حصل على أكثر الأصوات الأولوية الأولى في المناقشة. وهكذا يحصل الفريق على تتابع الآراء وتكون المشكلة جاهزة للتحليل.


طريقة المجموعة الاسمية NGT
عندما يستخدم الفريق الهندسي طريقة المناقشة المفتوحة غير ذات الهيكل فإن أعلى الأعضاء صوتاً يلعب عادة دوراً أهم في اختيار المشكلة من دور الأعضاء الأخفت صوتاً. ولا يكون لدي الأعضاء الأكثر هدوءاً الفرصة لتقديم الأفكار لديهم في الاجتماع، ويترتب على ذلك شعورهم بالإحباط وعدم الافتخار بالعمل الذي تم إنجازه. وبناء على هذا فإنه يتم اختيار المشكلة عملياً بواسطة القلة عالية الصوت أكثر منه بواسطة تفكير المجموعة.

ولقد وجد أن الأسلوب الناجح لتصحيح هذا الوضع هو أسلوب المجموعة الاسمية Nominal Group Technique(NGT). وبأتباع هذا الأسلوب يقوم كل عضو منفرداً بكتابة المشكلة التي يريد اختيارها وأسباب هذا الاختيار ثم يقدمه إلى قائد الفريق. أما أولئك اللذين يرغبون في مناقشة اختيارهم بشكل مفتوح بدلاً من كتابته فإن قائد الفريق أو المنسق سوف يرحب بتلبية رغبتهم. وفي نهاية كل فترة المناقشة يجمع القائد المشاكل المكتوبة ويحولها، كما يحول معها تلك المشاكل التي ناقشها المتحدثون إلى مجلس القرار.
المزايا
وتوفر للفريق فرصة إجراء مناقشة عامة لكل المشاكل من خلال إجراءات اتخاذ القرار بخصوص كل القوائم المكتوبة وتلك التي نوقشت في الاجتماع. ويمكن
اندماج المشاكل المتشابه في قائمة وصف واحدة، ويمكن أيضاً إدماج المشاكل المتكررة.
الطريقة
 إن كل القوائم المعروضة على مجلس القرار تكون معرفة بخطاب، وقد كتب كل عضو بالفريق واحدة من هذه القوائم. ويصوت الأعضاء بوضع رقم أمام الاختيار الأول بحسب رقم المشكلة. فمثلاً، إذا كان هناك ثلاث قوائم معروضة للتصويت فإن الاختيار الأول لكل عضو بالفريق سوف يعطي ثلاث نقاط والاختيار الثاني نقطتان والاختيار الأخير نقطة واحدة. ويكتب قائد الفريق مجموع النقاط التي حصلت عليها كل قائمة على السبورة. وتكون المشكلة التي حصلت على أعلى النقاط هي أهم المشاكل ويتم اختيارها للعمل عليها أولاً.
اختيار المشكلة خطوة خطوة
1- يكتب قائد الفريق قوائم المشاكل كل على حدة على السبورة. أمثلة:
(1) عدم وجود معيار للأولويات.
(2) الاعتمادات المالية مجزأة على الأنشطة التفصيلية.
(3) ليس للمهندسين رأي في تحديد الاعتمادات المالية.
2- يرتب أعضاء الفريق اختياراتهم للمشاكل بالشكل التالي:

وقد يبدو أن المشكلة أكبر من الإمكانيات المتاحة بالفريق أو أكبر من مواهب وقدرات أعضاءه. وعندما تنتهي الدراسة المدققة والنهائية لكل الاعتبارات يوافق الفريق على العمل على المشكلة، ويدخل في جو الحل.
26- طرق المناقشة المفتوحة الناجحة
 الطريقة ذات الهيكل
تحدث المناقشة ذات الهيكل عادة حول طاولة الاجتماعات، ويكون على كل شخص بالدور أن يطرح فكرة لاختيار المشكلة. ولا يكون ما يقوله أي منهم متوقعاً. ويشجع المشاركون كل عضو على عرض فكرته. وتدور المناقشة بيسر وحرية بالقدر الذي يسمح به أعضاء الفريق. وتدور المناقشة المفتوحة ذات الهيكل عادةً في الأيام الأولى لتشكيل الفريق.
الغرق المفاجئ للمناقشة ذات الهيكل
كان تريم Trim tim قائد الفريق من فريقه. لقد مر الفريق بالخطوات الأساسية لتكوينه وأصبح جاهزاً لعقد الاجتماع الأول للمناقشة المفتوحة. وشرح تريم تيم لفريقه أنهم إذا كانوا يريدون إنقاص الوقت التي يستغرقه إدخال التغيرات الهندسية في الإدارات فإنه يتعين عليهم عقد جلسة
للمناقشة المفتوحة. إنهم جميعاً يعرفون القواعد وتدربوا عليها، وطلب من بيت pete أن يفكر في ذلك.


كان بينسيف بيت pensive pete أقل أفراد المجموعة عنفاً، وعلى كل حال فإنه كان موظفاً نظيفاً سجل حسن. وقف بيت وقال بأن هناك شيء واحد مؤكد في اعتقاده وهو وجود العديد من التوقيعات على الورقة الواحدة. صاح أبسيف أل Abusive محتجاُ ومهاجماً بأن إزالة التوقيعات من على الشيك يقضي على النظام كله. وتراجع بينسيف خطوة للوراء وقال بأنه بدأ يفكر.. وهنا قاطعه أل وقال بأنه لم يفكر بشكل كافي وهنا تكمن المشكلة. ولكن تريم تيم  وجه نظره إلى أن كل الآراء هامة. وعاد أل يصيح معترضاً لأن بعض الآراء ليس لها معنى. وقالت ميك ميري  مقاطعة Meek Mary أن هذا قد يكون صحيحاً ولذلك لا يجب الموافقة على ما لا معنى له. فقال أل إن هذا أمر غبي. وقام كل من ميري وبيت واعتذرا بأنه ليس لديهما ما يضيفانه في هذا الاجتماع وغادرا الغرفة. والعبرة من هذه المسرحية هي: لا يجب أن يشمل الدوران الحر للمناقشة المفتوحة على دوران حر للانتقاد. ويجب عند إتباع طريقة المناقشة المفتوحة أن يشجع الأعضاء الخجولين على أن يتحدثوا قبل أن يجدوا الفرصة للتراجع. لاحظ أن هناك قدراً معيناً من الضغط
على الشخص لكي يساهم في المناقشة يجب أن يمارسه المنسق ليحافظ على استمرار المناقشة بشكل فعال.


الطريقة غير ذات الهيكل
الطريقة الثانية للمناقشة المفتوحة الناجحة هي طريقة المناقشة بدون هيكل. يقول المثل أن هناك أخبار سعيدة و أخرى سيئة، والخبر السعيد هو الذي يعمل على تهدئة الجو الذي يستطيع فيه أعضاء الفريق أن يتكلموا بحرية، وعلى العموم هو الجو الذي يتوفر فيه أكبر قدر من المدخلات في وقت قصير. أما الخبر السيئ فهو عادةً عن الاجتماع الذي يصيح فيه أغلب الأعضاء ولكن القليل منهم يسمعون. وعندما يحدث ذلك فإنه يمكن استخدام أسلوب المجموعة الاسمية Nominal Group Technique (NGT) (ارجع إلى الفقرات التالية.) ومرة أخرى فإن القائد  الناجح للفريق أو المنسق يلعب دوراً هاماً لضمان أن يوفر كل الأعضاء المدخلات الكافية للدراسة.

أضف تعليق

كود امني

تجربة رمز تحقق جديد

صفحة G+